Wil jij je geregistreerde energielabel vervangen? Je kunt tot 2 jaar na registratiedatum een eerdere registratie vervangen. Naast de regstratie vervangen, kun je hem ook toevoegen. Het verschil met Toevoegen is dat de eerdere registratie wordt ingetrokken. In dit artikel lees je alles wanneer en hoe je een eerdere registratie vervangt.
Handleiding EP-online
Als je een energielabel gaat registreren, dan moet je kiezen welke actie je wilt doen. Hieronder lichten we de acties Toevoegen, Vervangen en Uitbreiden uit de handleiding EP-online van RvO1 toe.
Toevoegen
Je gebruikt toevoegen als je een nieuw energielabel of energieprestatie-berekening wilt registreren met een nieuwe combinatie van opnamedatum, postcode en huisnummer. Je creëert hiermee een nieuw registratienummer.
Vervangen
Kies voor deze optie wanneer je een eerder geüpload bestand wilt vervangen door een ander bestand. Bijvoorbeeld omdat een gedeelte daarvan niet correct is. Alle informatie van de eerdere registratie wordt overschreven maar het registratienummer verandert niet. Let op, bij een vervanging is het niet mogelijk om een adres en/of opnamedatum aan te passen.
Je kunt alleen vervangen binnen de vervangingsperiode van één week (behalve voor de status vergunningsaanvraag, deze vervangingsperiode is standaard 60 dagen). Wil je na één week toch nog vervangen? Dan kun je bij RVO.nl een verzoek indienen voor extra vervangrechten, zie 5.6.
Wil je na de standaard vervangingstermijn van één week voor de status oplevering en bestaand en 60 dagen voor de status vergunningsaanvraag het energielabel vervangen? Vraag dan tijdelijk extra vervangrechten aan. Stuur een e-mail naar fbni@rvo.nl. Zet in je e-mail duidelijk het registratienummer en adres of provisional-id van het label dat je wilt vervangen en geef de reden aan. Doe je dit verzoek voor meer dan 5 energielabels gelijktijdig dan vragen we je vriendelijk om de benodigde gegevens inclusief opnamedatum aan te leveren in een Excel document.
RVO beoordeelt je verzoek waarna je een e-mail ontvangt van de uitkomst. Extra vervangrechten worden altijd voor een bepaalde periode toegekend. Deze periode staat genoemd in de e-mail die je ontvangt na toekenning van de rechten.
Uitbreiden (alleen voor woningbouw)
Kies voor deze optie wanneer je vergelijkbare gebouw(del)en wilt registreren op basis van een reeds geregistreerd representatief gebouw(deel). Dit kan alleen als dezelfde opnamedatum is meegegeven.
Voetnoot 1) De handleiding van EP-online (versie 6.0 februari 2023) of raadpleeg hier de meest recente versie.
Een registratie vervangen
Je kunt om verschillende redenen een registratie willen vervangen. Er is iets misgegaan in de afhandeling (de registratiegegevens zijn niet vastgelegd, de pdf is niet (goed) gegenereerd); er is aanvullende informatie of bewijslast aangeleverd door de opdrachtgever of er zijn fouten geconstateerd, bijvoorbeeld na een interne of externe audit of bij een software servicerelease*.
* Vervangen na een software update
De BRL 9500 geeft de mogelijkheid om later aangebrachte aanpassingen opnieuw te registreren, zonder dat de woning / het gebouw opnieuw bezocht hoeft te worden. Lees in de BRL9500 (paragraaf W/4.3.3.1. of U/4.2.3.1) hoe om te gaan met later aangebrachte voorzieningen.
Stappenplan
Als je een energielabel wilt gaan vervangen, volg dan de volgende stappen.
1. Softwareversie
Het energielabel moet vervangen worden met dezelfde softwareversie als deze initieel mee geregistreerd is. Op de downloadpagina kun je oudere versies downloaden. Wil je een andere versie, neem dan contact op met Service & Support, dan kunnen we op aanvraag de gewenste versie opsturen.
Versie 8.11.2 vanaf 1 januari 2021 tot 1 juni 2022.
Versie 9.3.1 vanaf 1 juni 2022 tot 1 juli 2023.
Vanaf 1 juli 2023 gebruik kun je de recentste versie van 10.x gebruiken.
Zoek de juiste softwareversie op, download deze van de supportpagina en installeer deze, dat kan naast de huidige versie, zodat je andere projecten in de actuele versie kunt blijven bewerken.
2. Aanpassen invoer
Open de betreffende EPA-versie en blader van daaruit naar het originele EPA-bestand of een kopie daarvan om de gegevens aan te passen.
Heb dit bestand al eens geopend in een nieuwere versie? Zoek dan in Windows Verkenner naar de locatie waar het epa-bestand opgeslagen is. Bij het openen in een nieuwere versie, maakt Vabi EPA een backup aan met *.bak extensie. Dit bestand kun je hernoemen naar *.epa en openen in de oorspronkelijke EPA-versie.
Als alternatief kun je inloggen op EP-online en het monitorbestand downloaden. Via Project, Open monitorbestand kun je deze openen in de oorspronkelijke versie van Vabi EPA.
3. Opnamedatum (bezoekdatum)
De opnamedatum moet gelijk zijn aan de oorspronkelijke opnamedatum zoals vastgelegd bij EP-online.
EP-adviseur
Alleen de adviseur die het energielabel oorspronkelijk heeft geregistreerd, mag het energielabel vervangen.
4. Vervangingstermijn en vervangingsrechten
Staat alles klaar? Dan kun je het energielabel vervangen. Is de termijn van 7 dagen verstreken (of 60 dagen voor de een omgevingsvergunning), vraag dan bij RvO vervangingsrechten aan, zie paragraaf hierboven. In de Registratietool kies je voor ‘Energielabel vervangen’ en klikt op de knop Uitvoeren. Verdere afhandeling is hetzelfde als bij het Toevoegen van een nieuw energielabel. Vergeet niet om het bestand op te slaan, desgewenst onder een nieuwe naam om de het originele bestand te bewaren.
Hulp nodig?
Heb je bij een van deze stappen hulp nodig. Neem contact op met een van onze medewerkers van Service & Support. We helpen je hierbij graag verder. Desgewenst kun je je monitorbestand, epa-bestand of backup alvast naar ons opsturen via epa@vabi.nl.
