Hoe vervang je een geregistreerde energielabel?

Wil jij je geregistreerde energielabel vervangen? Je kunt tot 2 jaar na registratiedatum een eerdere registratie vervangen. Naast de registratie vervangen, kun je hem ook toevoegen. Het verschil met Toevoegen is dat de eerdere registratie wordt ingetrokken. In dit artikel lees je alles wanneer en hoe je een eerdere registratie vervangt. 

Handleiding EP-online 

Als je een energielabel gaat registreren, dan moet je kiezen welke actie je wilt doen. Hieronder lichten we de acties Toevoegen, Vervangen, Herlabelen (nieuw per 1 juli 2024 voor alle softwareversies na 1 juli 2021) en Uitbreiden uit de handleiding EP-online van RvO*(1) toe. 

Toevoegen
Je gebruikt toevoegen als je een nieuw energielabel of energieprestatie-berekening wilt registreren met een nieuwe combinatie van opnamedatum, postcode en huisnummer. Je creëert hiermee een nieuw registratienummer. 

Vervangen
Kies voor deze optie wanneer u nagekomen informatie, fouten en/of bevindingen uit een in- of externe audit wilt herstellen en verwerken in een registratie en de opnamedatum gelijk blijft. Alle informatie van de eerdere registratie wordt overschreven, alleen het registratienummer verandert niet. De registratiedatum wijzigt naar moment van vervangen. Let op, bij een vervanging is het niet mogelijk om een adres en/of opnamedatum aan te passen.

Je kunt alleen vervangen binnen de vervangingsperiode van één week (behalve voor de status vergunningsaanvraag, deze vervangingsperiode is standaard 60 dagen). Wil je na één week toch nog vervangen? Dan kun je bij RVO.nl een verzoek indienen voor extra vervangrechten, zie 4.4. 

Herlabelen (mogelijk vanaf 1 juli 2024)
Kies voor deze optie wanneer u later aangebrachte maatregelen wil verwerken in een registratie, conform de voorwaarden zoals beschreven in de BRL9500. Alle informatie van de vorige registratie wordt overschreven, alleen het registratienummer verandert niet. De registratiedatum wijzigt naar moment van herlabelen. Bij herlabelen is het niet mogelijk om een adres en/of opnamedatum aan te passen. Om een registratie te kunnen herlabelen heeft u rechten nodig, zie paragraaf 4.5.

Uitbreiden (alleen voor woningbouw)
Kies voor deze optie wanneer je vergelijkbare gebouw(del)en wilt registreren op basis van een reeds geregistreerd representatief gebouw(deel). Dit kan alleen als dezelfde opnamedatum is meegegeven. 

Voetnoot 1) De handleiding van EP-online (versie 9.0 juni 2024) of raadpleeg hier de meest recente versie. 

Een registratie vervangen 

Je kunt om verschillende redenen een registratie willen vervangen, bijvoorbeeld omdat er is iets misgegaan in de afhandeling (de registratiegegevens zijn niet vastgelegd, de pdf is niet (goed) gegenereerd); er is aanvullende informatie of bewijslast aangeleverd door de opdrachtgever (over de situatie ten tijde van de opname) of er zijn fouten geconstateerd, bijvoorbeeld na een interne of externe audit of bij een software servicerelease*.  

* Vervangen na een software update

Nieuwe informatie van de opdrachtgever over na de opname aangebrachte verbeteringen (bijv. het plaatsen van zonnepanelen) vallen vanaf 1 juli 2024 niet meer onder Vervangen, maar onder Herlabelen. De BRL 9500 geeft de mogelijkheid om later aangebrachte aanpassingen opnieuw te registreren, zonder dat de woning / het gebouw opnieuw bezocht hoeft te worden. Lees in de BRL9500 (paragraaf W/4.3.3.1. of U/4.2.3.1) hoe om te gaan met later aangebrachte voorzieningen. 

Stappenplan 

Als je een energielabel wilt gaan vervangen, volg dan de volgende stappen.

1. Softwareversie

Het energielabel moet vervangen worden met dezelfde softwareversie als deze initieel mee geregistreerd is. Op de downloadpagina kun je oudere versies downloaden. Wil je een andere versie, neem dan contact op met Service & Support, dan kunnen we op aanvraag de gewenste versie opsturen.

Versie 8.11.2 vanaf 1 januari 2021 tot 1 juni 2022.
Versie 9.3.1 vanaf 1 juni 2022 tot 1 juli 2023.
Vanaf 1 juli 2023 gebruik kun je de recentste versie van 10.x gebruiken.

Zoek de juiste softwareversie op, download deze van de supportpagina en installeer deze, dat kan naast de huidige versie, zodat je andere projecten in de actuele versie kunt blijven bewerken. 

2. Aanpassen invoer

Open de betreffende EPA-versie en blader van daaruit naar het originele EPA-bestand of een kopie daarvan om de gegevens aan te passen.  

Heb dit bestand al eens geopend in een nieuwere versie? Zoek dan in Windows Verkenner naar de locatie waar het epa-bestand opgeslagen is. Bij het openen in een nieuwere versie, maakt Vabi EPA een backup aan met *.bak extensie. Dit bestand kun je hernoemen naar *.epa en openen in de oorspronkelijke EPA-versie. 

Als alternatief kun je inloggen op EP-online en het monitorbestand downloaden. Via Project, Open monitorbestand kun je deze openen in de oorspronkelijke versie van Vabi EPA. 

 3. Opnamedatum (bezoekdatum)

De opnamedatum moet gelijk zijn aan de oorspronkelijke opnamedatum zoals vastgelegd bij EP-online.

EP-adviseur
Alleen de adviseur die het energielabel oorspronkelijk heeft geregistreerd, mag het energielabel vervangen.

4. Vervangingstermijn en vervangingsrechten

Staat alles klaar? Dan kun je het energielabel vervangen. Is de termijn van 7 dagen verstreken (of 60 dagen voor de een omgevingsvergunning), vraag dan bij RvO vervangingsrechten aan, zie paragraaf hierboven. In de Registratietool kies je voor ‘Energielabel vervangen’ en klikt op de knop Uitvoeren. Verdere afhandeling is hetzelfde als bij het Toevoegen van een nieuw energielabel. Vergeet niet om het bestand op te slaan, desgewenst onder een nieuwe naam om de het originele bestand te bewaren. 

Hulp nodig?
Heb je bij een van deze stappen hulp nodig. Neem contact op met een van onze medewerkers van Service & Support. We helpen je hierbij graag verder. Desgewenst kun je je monitorbestand, epa-bestand of backup alvast naar ons opsturen via epa@vabi.nl.