Hoe vervang je een geregistreerde energielabel?

Energielabel registratie vervangen

Wil jij je geregistreerde energielabel vervangen? Je kunt tot 2 jaar na registratiedatum een eerdere registratie vervangen. Naast de registratie vervangen, kun je hem ook toevoegen. Het verschil met Toevoegen is dat de eerdere registratie wordt ingetrokken. In dit artikel lees je alles wanneer en hoe je een eerdere registratie vervangt. 

Handleiding EP-online 

Als je een energielabel gaat registreren, dan moet je kiezen welke actie je wilt doen. Hieronder lichten we de acties Toevoegen, Vervangen en Uitbreiden uit de handleiding EP-online van RvO1 toe. 

Toevoegen
Je gebruikt toevoegen als je een nieuw energielabel of energieprestatie-berekening wilt registreren met een nieuwe combinatie van opnamedatum, postcode en huisnummer. Je creëert hiermee een nieuw registratienummer. 

Vervangen
Kies voor deze optie wanneer je een eerder geüpload bestand wilt vervangen door een ander bestand. Bijvoorbeeld omdat een gedeelte daarvan niet correct is. Alle informatie van de eerdere registratie wordt overschreven maar het registratienummer verandert niet. Let op, bij een vervanging is het niet mogelijk om een adres en/of opnamedatum aan te passen. 

Je kunt alleen vervangen binnen de vervangingsperiode van één week (behalve voor de status vergunningsaanvraag, deze vervangingsperiode is standaard 60 dagen). Wil je na één week toch nog vervangen? Dan kun je bij RVO.nl een verzoek indienen voor extra vervangrechten, zie 5.6. 

5.6 Extra vervangrechten aanvragen
Wil je na de standaard vervangingstermijn van één week voor de status oplevering en bestaand en 60 dagen voor de status vergunningsaanvraag het energielabel vervangen? Vraag dan tijdelijk extra vervangrechten aan. Dit kan sinds 2 januari 2024 via EP-online in plaats van een e-mail aan RvO. Lees hier de handleiding voor het aanvragen van extra vervangingsrechten.

Uitbreiden (alleen voor woningbouw)
Kies voor deze optie wanneer je vergelijkbare gebouw(del)en wilt registreren op basis van een reeds geregistreerd representatief gebouw(deel). Dit kan alleen als dezelfde opnamedatum is meegegeven. 

Voetnoot 1) De handleiding van EP-online (versie 7.0 oktober 2023) of raadpleeg hier de meest recente versie. 

Een registratie vervangen 

Je kunt om verschillende redenen een registratie willen vervangen. Er is iets misgegaan in de afhandeling (de registratiegegevens zijn niet vastgelegd, de pdf is niet (goed) gegenereerd); er is aanvullende informatie of bewijslast aangeleverd door de opdrachtgever of er zijn fouten geconstateerd, bijvoorbeeld na een interne of externe audit of bij een software servicerelease*. 

* Vervangen na een software update
Je kunt een energielabel alleen vervangen als een software update binnen dezelfde serie valt (bijv. 9.x of 10.x). Als er een methodiekwijziging is geweest, kun je niet meer met een nieuwere softwareversie vervangen, want dit moet altijd in de oorspronkelijke versie waarmee het eerdere energielabel is geregistreerd. Is het toch wenselijk / noodzakelijk met een nieuwere versie te registreren, dan moet een energielabel toegevoegd worden met een nieuwe opnamedatum, zie KEGO (klik op het plaatje voor een groot exemplaar).

 

De BRL 9500 geeft de mogelijkheid om later aangebrachte aanpassingen opnieuw te registreren, zonder dat de woning / het gebouw opnieuw bezocht hoeft te worden. Lees in de BRL9500 (paragraaf W/4.3.3.1. of U/4.2.3.1) hoe om te gaan met later aangebrachte voorzieningen. 

Stappenplan 

Als je een energielabel wilt gaan vervangen, volg dan de volgende stappen.

1. Softwareversie

Het energielabel moet vervangen worden met dezelfde softwareversie als deze initieel mee geregistreerd is. Op de downloadpagina kun je oudere versies downloaden. Wil je een andere versie, neem dan contact op met Service & Support, dan kunnen we op aanvraag de gewenste versie opsturen.

Versie 8.11.2 vanaf 1 januari 2021 tot 1 juni 2022.
Versie 9.3.1 vanaf 1 juni 2022 tot 1 juli 2023.
Vanaf 1 juli 2023 gebruik kun je de recentste versie van 10.x gebruiken.

Zoek de juiste softwareversie op, download deze van de supportpagina en installeer deze, dat kan naast de huidige versie, zodat je andere projecten in de actuele versie kunt blijven bewerken. 

2. Aanpassen invoer

Open de betreffende EPA-versie en blader van daaruit naar het originele EPA-bestand of een kopie daarvan om de gegevens aan te passen.  

Heb dit bestand al eens geopend in een nieuwere versie? Zoek dan in Windows Verkenner naar de locatie waar het epa-bestand opgeslagen is. Bij het openen in een nieuwere versie, maakt Vabi EPA een backup aan met *.bak extensie. Dit bestand kun je hernoemen naar *.epa en openen in de oorspronkelijke EPA-versie. 

Als alternatief kun je inloggen op EP-online en het monitorbestand downloaden. Via Project, Open monitorbestand kun je deze openen in de oorspronkelijke versie van Vabi EPA. 

 3. Opnamedatum (bezoekdatum)

De opnamedatum moet gelijk zijn aan de oorspronkelijke opnamedatum zoals vastgelegd bij EP-online.

EP-adviseur
Alleen de adviseur die het energielabel oorspronkelijk heeft geregistreerd, mag het energielabel vervangen.

4. Vervangingstermijn en vervangingsrechten

Staat alles klaar? Dan kun je het energielabel vervangen. Is de termijn van 7 dagen verstreken (of 60 dagen voor de een omgevingsvergunning), vraag dan bij RvO vervangingsrechten aan, zie paragraaf hierboven. In de Registratietool kies je voor ‘Energielabel vervangen’ en klikt op de knop Uitvoeren. Verdere afhandeling is hetzelfde als bij het Toevoegen van een nieuw energielabel. Vergeet niet om het bestand op te slaan, desgewenst onder een nieuwe naam om de het originele bestand te bewaren. 

Hulp nodig?
Heb je bij een van deze stappen hulp nodig. Neem contact op met een van onze medewerkers van Service & Support. We helpen je hierbij graag verder. Desgewenst kun je je monitorbestand, epa-bestand of backup alvast naar ons opsturen via epa@vabi.nl 

Gerelateerde artikelen

01 mei 2024
WWS punten importeren

De module “Energie & WWS” is een aanvulling op het programma Vabi “Beheer & Analyse” en “Energie & CO2 beleid”. Met deze module is...

29 april 2024
EPA-export vanuit Vabi Elements

De EPA-export vanuit Vabi Elements staat op het punt om een welverdiende uitbreiding te ontvangen. Momenteel is het mogelijk om een 3D getekende geometrie...

29 april 2024
Nieuwe EPV-regeling in Vabi Assets Energie

Vanaf 1 januari 2024 kan er voor de bepaling van de energieprestatievergoeding (EPV) voor nieuwe en gerenoveerde woningen, alleen maar gebruik gemaakt worden van...