“We kunnen nu onze doelen met vastgoed meetbaar maken”
Vastgoedsturing neemt een steeds grotere rol in bij woningcorporaties. Nu geld schaars is en investeringen beter moeten worden overwogen, is het meten en bepalen van wat vastgoed bijdraagt aan de missie en doelstellingen van de corporatie een belangrijke factor. Zo ook bij Woningcorporatie Ymere. Ymere heeft 7 vestigingen, die elk hun lokale beleid vaststellen, rekening houdend met de centrale doelstellingen.
Ymere ontwikkelde voor deze opgave instrumenten en processen op drie niveaus: de strategische, tactische en operationele cockpit. De strategische cockpit wordt eens in de vier jaar besproken en bepaalt waar de grenzen van het werkgebied liggen, hoe de woningvoorraad zich ontwikkelt en hoe dat zich verhoudt met de streefportefeuille. De tactische cockpit kijkt eens in de twee jaar naar de opgaves op wijk- en gebiedsniveau. De operationele cockpit tenslotte maakt jaarlijks keuzes voor de beheerstrategie op complexniveau. Welke beheerstrategie kiezen we voor een complex gezien de staat van onderhoud, betaalbaarheid, leefbaarheid, de bewoners, het directe en indirecte rendement, het energielabel enzovoort. Voor elk complex wordt gekozen voor “consolidatie”, “verkoop”, “sloop/ nieuwbouw” “renovatie ”of “mutatie-plus”. Daarop volgt het programmeren van het onderhoud- en investeringsprogramma en de bijbehorende begroting.
Pablo van der Laan, strategisch adviseur bij Ymere, is o.a. verantwoordelijk voor de implementatie en uitrol van de operationele cockpit. In dit gesprek legt hij uit hoe dit instrument Ymere helpt om de bijdrage van vastgoed aan de ondernemingsdoelstellingen van Ymere vast te stellen en bij te sturen.
Allereerst, waarom is Ymere begonnen met het opzetten van een operationele cockpit?
Tot een aantal jaar geleden werd het beleid, net als bij veel corporaties met meerdere vestigingen, vooral bottom-up bepaald. In de vestigingen werden besluiten over het vastgoed genomen. Immers, deze mensen lopen rond in de wijken en kennen het vastgoed. De effecten van die beslissingen op totaalniveau waren echter onvoldoende kwantitatief bekend.
In de huidige tijd staat de begroting steeds meer onder druk. Het belang om strakker te sturen op vastgoed en de beleidscyclus neemt daardoor toe. Beslissingen moeten beter worden overwogen én er moet veel eerder aan de bel worden getrokken. Maatregelen worden niet zomaar meer ingepland. Wil je bijvoorbeeld in de toekomst in een complex grotere gezinnen huisvesten, dan zal je hier nu al maatregelen voor moeten nemen of in ieder geval ervoor moeten zorgen dat dat in de planning wordt opgenomen. Een instrument om hiervoor een échte integrale afweging te maken hadden we nog niet.
Wat was jullie doel met het opzetten van de drie cockpits, en met name die van de operationele cockpit?
We wilden de investeringsplannen vanuit de vestigingen meer in lijn brengen met de ondernemingsstrategie. We hebben dat grondig aangepakt. Zo zijn we begonnen met een pilot bij één vestiging. Vabi kenden we al van hun model voor energiebeleid. Toen we hoorden dat zij een model voor vastgoedsturing op de markt gingen brengen, zijn we daarbij aangehaakt en hebben we dit rekenmodel gebruikt als basis voor de operationele cockpit.
We zijn hierbij niet over één nacht ijs gegaan. We zijn begonnen met een pilot bij één van onze vestigingen. Toen bleek dat dat goed aansloeg, hebben we een voorstel bij de directie neergelegd voor uitrol over alle vestigingen. Dit jaar zijn we hiermee aan de slag gegaan. Daarbij hebben we de ambitie niet meteen te hoog gelegd: het doel was om per vestiging vijf complexen een nieuw beleidslabel te geven. Van hieruit gaan we verder. Dit gaan we vanaf nu elk jaar herijken en uitbreiden.
Hoe ging het implementeren van het proces in zijn werk?
Er is een behoorlijk team opgetuigd, omdat we het proces goed in de organisatie geborgd willen hebben. Eén van de dingen waar we achter kwamen, is dat onze datakwaliteit niet altijd volledig op orde was. Zo klopten onze energielabels bijvoorbeeld niet in ons primaire systeem. Omdat Vabi informatie uit alle mogelijke systemen ontsluit en slimme datacontroles heeft, zagen we dit snel en konden we dit via deelprojecten oplossen. Nu hebben we verbetering van de datakwaliteit als project opgepakt.
In het model zie je snel visueel hoe de beleidslabels verdeeld zijn over het bezit. Daar zagen we dat sommige complexen een foutief beleidslabel hadden. De informatie hierover bleek dan in de hoofden van de adviseurs op de vestigingen te zitten, maar stond niet in ons primaire systeem SAP geregistreerd. Deze informatie is nu in onze systemen geactualiseerd.
“We werken nu nauwkeuriger, betrouwbaarder en maken beslissingen op harde feiten gecombineerd met lokale kwalitatieve vastgoedkennis”
De operationele cockpit is onlangs geëvalueerd met de directie. Wat heeft het jullie tot nog toe jullie opgeleverd?
Dankzij het model werken we nauwkeuriger, betrouwbaarder en kunnen we sneller aan de bel trekken. We hebben nu heel makkelijk toegang tot alle informatie over ons vastgoed.
Op dit moment gebruiken we het nog vooral voor analyse. Zo maken we analyses over onderhoud, labelwijzigingen, verkoopanalyses en ga zo maar door.
Maar ook zien we nu of het vastgestelde beleid op complexniveau bijdraagt aan de centrale doelen. Zo kwamen we erachter dat we investeringen gepland hadden op plaatsen die in strijd waren met de besluiten uit de tactische cockpit. Dit is nu veel meer in één lijn. Ook is het goed dat elke vestiging nu dezelfde meetlat heeft.
Vanwege het integrale karakter staan ook de verschillende bedrijfsonderdelen dichter bij elkaar. En we kunnen op harde feiten besluiten nemen. Iedereen ziet waar we op sturen en wat de consequenties van een deelbesluit op het totaalniveau is.
Hoe gaat Ymere tenslotte verder met de operationele cockpit?
Het eerste wat nu op de rit staat is het ontsluiten van het beleid in complexbeheerplannen. Hier gebruiken we Vabi Assets Beleidspresentatie voor. De informatie wordt gekoppeld aan de vier hoofdbedrijfsprocessen van Ymere: Wonen en Leven (gebiedsbeheer), Onderhoud, Investeren en Ontwikkelen en Verhuur en Verkoop. Reuze slim, want zo sluit het precies aan op de individuele behoefte aan informatie op de werkvloer.
Daarnaast gaan we facetbeleid met de operationele cockpit doorrekenen. Denk hierbij aan het huurbeleid, de plannen vanuit de regering die op ons afkomen. Of verkoopbeleid. Immers, verkopen zijn nodig om financieel gezond te blijven, maar dan moet je wel weten welke complexen je dan in de verkoop moet zetten.
Tenslotte gaan we het proces nog verbeteren via een workflow, en gaan we koppelen met financiële en marktgegevens. Ook gaan we onze KPI’s kritisch tegen het licht houden. De huidige KPI-set is onvoldoende stuurbaar door wijzigingen in het vastgoedbeleid. Ook willen de door Ymere centraal gestelde klant – bewoner (customer intimicy) inbedden in vastgoedsturing. We verwachten binnen drie jaar de vastgoedsturing met de operationele cockpit in de vingers te hebben.