Inventariseren van vastgoeddata, hoe bepaal je jouw focusgebieden?

Inventariseren van vastgoeddata

In het vorige artikel over vastgoeddata op orde, hebben we het gehad over de vier stappen om je data op orde te krijgen. In dit artikel gaan we dieper in op de eerste stap: ‘Inventariseren van vastgoeddata. Hoe bepaal je je focusgebieden hierbij?

De behoefte naar data is in alle sectoren groot. Door de juiste data om te zetten tot informatie kun je de juiste keuzes maken. Maar het is ook nodig in werkprocessen en voor verantwoording naar je stakeholders. Dit geldt ook voor woningcorporaties. Zonder de juiste data van een object kun je geen keuze maken om energiemaatregelen te treffen of de mogelijkheden van een complex, buurt of wijk bepalen.

En als we het over werkprocessen hebben: welke data hebben we al die hergebruikt kunnen worden om bijvoorbeeld een verhuuradvertentie te plaatsen? Welke data zijn er nodig om energielabels op te stellen en zijn we klaar voor de veranderende wet- en regelgeving? Hoe bepaal je wat de juiste data zijn zonder te weten wat de informatiebehoefte van de organisatie is? Het is dus zaak om eerst de informatiebehoefte te inventariseren om die vervolgens te vertalen naar de benodigde data.

Welke informatie

De vraag die je binnen de organisatie moet stellen, is welke informatie over het vastgoed nodig is om de dagelijkse werkzaamheden te doen. Interview hiervoor de verschillende afdelingen, organisatiebreed om zo compleet mogelijk in kaart te brengen welke vastgoedinformatie er nodig is. Dit is het startpunt en geeft richting aan de ambitie van de aanpak.

Een voorbeeld:

Woningcorporaties moeten hun vastgoed in de jaarrekening waarderen volgens de marktwaarde in verhuurde staat. Een belangrijk onderdeel voor de waardebepaling is de gebruiksoppervlakte volgens de Meetinstructie van het vastgoed.

De financiële afdeling heeft de behoefte aan de gebruiksoppervlakte op woningniveau om de jaarrekening volledig op te stellen. Om aan die informatiebehoefte te voldoen zijn er oppervlaktedata nodig.

Invetariseren van bestaande vastgoeddata

Wanneer de behoefte naar informatie is geïnventariseerd kunnen we kijken welke data er nodig zijn om aan de informatiebehoefte te voldoen. Vergeet daarbij niet om de bestaande databronnen te inventariseren. Mogelijk zijn er databronnen in de organisatie die kunnen voldoen aan de informatie behoefte.

Een voorbeeld:

Vabi Assets Energie bevat ongeveer 150 datavelden per woning. Hierin zitten ook oppervlakteberekeningen. Echter zijn de oppervlaktedata uit Vabi Assets Energie niet de juiste data die als informatie gebruikt kunnen worden voor de marktwaarde. Wel kunnen deze dienen als controlemiddel.

Als we de databronnen weten, is het van belang om de data te analyseren. Wat is de bron, hoe is het tot stand gekomen en wat is de definitie van de data? Verzamel de bestaande data op één centrale plek zodat iedereen daar gebruik van kan maken.

Inventariseren van ontbrekende vastgoeddata

Tijdens de zoektocht naar de juiste data zul je er ook tegenaan lopen dat er data ontbreken in de organisatie. Ook hiervoor is het belangrijk om in dit geval de nieuw te generen data op één centrale plek vast te leggen. Houd hierbij ook rekening dat de data en de manier van vastleggen toekomstbestendig is.

Kijk ook naar bestaande initiatieven om data te vergaren. Ook andere corporaties hebben de juiste data al vastgelegd voor verschillende informatievoorzieningen, bijvoorbeeld met behulp van Vabi Vastgoeddata.

Inventariseren van vastgoeddata

Focus

Nu het duidelijk is welke data er zijn en welke data er nog niet, maar wel wenselijk zijn, is het zaak te prioriteren. Niet alles kan en hoeft meteen, beter stap voor stap en op de juiste manier, dan alles tegelijk en er later achter komen dat het niet goed is.

Zijn er aan bepaalde informatievoorzieningen deadlines vanuit de stakeholders of overheid? Dan worden die als eerste geprioriteerd. Achterhaal de deadlines tijdens de informatiebehoefte-interviews en kom hier bij het prioriteren bij dezelfde collega’s op terug.

Bespreek de aanpak van data verzamelen met diezelfde collega’s. Zowel bij het verzamelen van bestaande als voor nieuwe data. Hiermee creëer je draagvlak binnen de organisatie en wordt het data op orde brengen niet alleen een initiatief van de projectgroep.

Een voorbeeld

De eerder genoemde informatiebehoefte naar de gebruiksoppervlakten om voor de jaarrekening het vastgoed te waarderen is verplicht vanaf 2021. De bestaande gebruiksoppervlakte data voldoet niet aan de gestelde informatiebehoefte. En dient nieuwe data verzameld te worden.

Begin klein en begin met de datavelden die direct aansluiten aan de informatiebehoefte van je collega’s. Dit heeft direct meerwaarde en wordt dus meteen gebruikt binnen de organisatie. Dit geeft een boost en maakt het verzamelen van data leuker.

 

Wil je meer weten over het op orde brengen en houden van je vastgoeddata? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

Gerelateerde artikelen

27 februari 2020
In vier stappen je vastgoeddata op orde

Data en digitalisering zijn hot items in de corporatiesector. Alle neuzen staan dezelfde kant op om één ding heel goed te willen doen; vastgoeddata...

26 november 2018
15 tips bij het op orde brengen van vastgoeddata in jouw organisatie

Delft, 29 november 2018 – Vastgoeddata op orde brengen, een datagedreven organisatie worden. Het is een trend die niet meer weg te denken is...

27 november 2017
3 speerpunten bij het op orde brengen van je vastgoeddata

Delft, 30 november 2017 -In de afgelopen maanden hebben we aan de hand van de databehoefte van diverse sleutelfiguren binnen woningcorporaties ons vastgoeddatamodel, een...