In vier stappen je vastgoeddata op orde

Data en digitalisering zijn hot items in de corporatiesector. Alle neuzen staan dezelfde kant op om één ding heel goed te willen doen; vastgoeddata op orde brengen. Corporaties willen weten welke data ze op orde moeten brengen en hoe ze het beheer van deze data in hun processen kunnen borgen.   

Hieronder lees je hoe je in vier essentiële stappen je vastgoeddata op orde kunt brengen, houden en, heel belangrijk, zorgt dat vastgoeddata op orde houden gedragen wordt door de hele organisatie.  

Stap 1: Inventariseren 

Het vastleggen van data begint met het in kaart brengen van de behoefte. Probeer de behoefte van de gebruikers van vastgoeddata zo compleet mogelijk in kaart te brengen. Ga bij de gebruikers van verschillende afdelingen die vastgoeddata nodig hebben na welke data zij missen of anders willen hebben én waar zij wel positief over zijn. Dit is het startpunt en geeft richting aan de ambitie van de aanpak. 

Bovendien creëer je hiermee draagvlak binnen de organisatie en wordt het data op orde brengen niet alleen een initiatief van de projectgroep.  

Ga niet voortvarend de oplossing bedenken, neem de tijd om de bestaande kennis eigen te maken. Het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden. Verken bijvoorbeeld welke toepasbare standaarden er al zijn en ga eens een kijkje nemen bij andere organisaties. Hoe hebben zij het aangepakt en welke waardevolle ervaringen hebben zij opgedaan? Een nuttige eerste stap hiervoor is het e-book: vastgoeddata op orde; een best practice van de behoeften van vastgoeddata binnen een woningcorporatie  

Maak vervolgens de vertaalslag naar de behoefte van je eigen organisatie. Hoe kun je de data die aandacht behoeven prioriteren en welke aanpak leent zich het beste voor elke specifieke categorie data? Blijf in de tussentijd met je collega’s communiceren over het uitgebrachte advies en/of de uitkomst van de aanpak. 

Wanneer de behoefte is geïnventariseerd en geprioriteerd, kan er gestart worden met het initieel centraal vastleggen van de data.  

de behoeften van corporatiemedewerkers uitgewerkt in een tabel (uit het e-book: vastgoeddata op orde, meer dan een inhaalrace)

Stap 2: Vastleggen 

Zorg voor één centrale plek voor alle relevante vastgoedinformatie, waardoor de vastgoeddata gemeengoed worden voor iedereen in de organisatie. Dit biedt overzicht: de medewerkers hoeven niet meer op verschillende plekken naar informatie op zoek te gaan. Het biedt tevens inzicht in hoe volledig de vastgoedinformatie is en in hoeverre de datavelden daadwerkelijk te vullen en beschikbaar te stellen zijn. Vabi Vastgoeddata is deze centrale plek. 

Hou het simpel en zorg dat de als nummer 1 geprioriteerde data eerst goed staan om vervolgens de andere datavelden op te pakken. Maak hiervoor gebruik van koppelingen met andere bronsystemen, zodat het ook actueel blijft bij mutaties/wijzigingen van de data. 

Een voorbeeld: Vabi Assets Energie bevat veel data op woningniveau. Uit de inventarisatie is naar voren gekomen dat er vanuit de organisatie veel behoefte is aan deze gegevens. Binnen de organisatie zijn er maar enkele collega’s die toegang hebben tot de data van Vabi Assets Energie. Door de koppeling met Vabi Vastgoeddata wordt de data voor iedereen toegankelijk. 

Staat de data niet in een bronsysteem maar in een Excel, dan kun je Vabi Vastgoeddata gebruiken als bron door hier initieel de data in te laden. Communiceer hierbij goed vanaf wanneer de data niet meer in de Excellijsten, maar centraal voor iedereen in Vabi Vastgoeddata te vinden zijn.  

Stap 3: Beheerproces inrichten

Leg de focus van ‘vastgoeddata op orde’ niet alleen bij het op orde brengen, maar ook bij het op orde houden van de data. Welke inspanning en investering zijn er nodig op het gebied van mensen, processen en systemen om de data op orde te houden? Ga er proactief mee om en blijf regelmatig evalueren of de bedachte werkwijze efficiënt en effectief is. Zo kun je waar nodig tijdig bijsturen of veranderen. 

Koppel data-eigenaren aan de datavelden  

Door data in de juiste context te plaatsen, krijgen de data een waarde toegekend. Tegelijkertijd verliezen data hun waarde als de kwaliteit ervan slecht blijkt te zijn. Inconsistente en verouderde data zijn hardnekkige problemen waar elke corporatie constant mee te maken heeft. Van tijd tot tijd zien we bij corporaties dat er een projectgroep wordt opgericht die ervoor moet zorgen dat de kwaliteit van de data verbeterd wordt. Dat geeft de datakwaliteit meestal een boost, maar heeft tevens het nadeel dat het verantwoordelijkheidsgevoel om de data te verbeteren alleen bij de leden van de projectgroep blijft liggen.  

Een centraal systeem voor vastgoeddata maakt het mogelijk om de verantwoordelijkheden van databeheer in beeld te brengen en de meest logische data-eigenaren aan te wijzen, wat ten goede komt aan het verbeteren van de datakwaliteit. 

Denk bij data-eigenaren niet alleen aan interne verantwoordelijken, maar betrek ook je ketenpartner bij het op orde houden van data. Combineer inspecties, maak gebruik van de kennis en kunde van marktpartijen en centraliseer ook de bevindingen daarvan centraal om de data bij mutaties/wijzigingen op orde te houden. 

Koppelingen met andere systemen voorkomen verouderde data en zorgen er tevens voor dat de data op één plek kan worden bijgehouden. Een overzicht van datastromen met verschillende applicaties in een applicatielandschapkan hierbij helpen.  

Stap 4: Gebruiken  en beheren

Zodra de data centraal te vinden zijn en het beheerproces daarvan is ingericht kun je de vastgoedgerelateerde data naar de rest van de organisatie ontsluiten. Doe dit zo laagdrempelig mogelijk. Zie het als een groeiproces, maak bijvoorbeeld eerst de datavelden beschikbaar die volledig zijn ingericht. Hiermee maak je de gebruikers enthousiast en implementeer je stapsgewijs op basis van de behoefte de andere datavelden. 

Inbedden van Vabi Vastgoeddata in het bestaande proces kan het gebruik van Vabi vastgoeddata ook stimuleren. Denk bijvoorbeeld aan een woning opzoeken in het primaire systeem. Vanuit de woningkaart kan er een link gemaakt worden, zodat je precies op de woning in Vabi Vastgoeddata uitkomt en alle vastgoedinformatie van de betreffende woning centraal in te zien is.

Op het moment dat het gebruiken van de vastgoeddata een gemeengoed wordt en ingebed zit in de dagelijkse werkzaamheden, wordt het vanzelfsprekend om de dagelijks te gebruiken data op kwaliteit te controleren en inconsistenties te melden bij de dataeigenaren. Hierdoor worden vastgoeddata goed beheerd, gebruikt en gedragen door de hele organisatie 

Nog even een korte samenvatting van de stappen om je vastgoeddata op orde te krijgen:

  1. Inventariseer de gebruikersbehoefte in de organisatie
  2. Kies één centrale plek om je vastgoedinformatie vast te leggen
  3. Zorg voor borging in gestandaardiseerde en vastgelegde processen binnen jouw corporatie
  4. Zorg dat iedereen bij de voor hem of haar relevante vastgoedinformatie kan. Optimaal gebruik zorgt ook voor actuele informatie en juiste besluitvorming.

Wil je weten hoe Vabi Vastgoeddata jouw organisatie kan helpen om vastgoeddata op orde te brengen en te houden? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

Gerelateerde artikelen

26 november 2018
15 tips bij het op orde brengen van vastgoeddata in jouw organisatie

Delft, 29 november 2018 – Vastgoeddata op orde brengen, een datagedreven organisatie worden. Het is een trend die niet meer weg te denken is...

26 januari 2018
3 redenen waarom corporaties aan de slag gaan met vastgoeddata

Delft, 30 januari 2018 – Het op orde krijgen van vastgoeddata, veel corporaties zijn er mee bezig of gaan ermee aan de slag. Maar...

18 oktober 2017
9 vragen om te checken of je vastgoeddata op orde zijn

Delft, 25 oktober 2017 – Ben je, net als de meeste corporaties, bezig met het op orde brengen van je vastgoeddata? Een goede zaak!...