Vastgoeddata op orde: zo maak je deze kerstperiode een plan

Delft, 31 juli 2018 – Van de rust in de zomer naar de rust tijdens de kerstvakantie. Het is eind december, de meeste collega’s zijn vrij en op kantoor is het stil. Maak daar gebruik van! Het geeft je de gelegenheid om eens rustig wat ideeën op papier te zetten, je gedachten te ordenen en een plan te schrijven om je vastgoeddata op orde te brengen. Dan kun je er na de kerst meteen mee aan de slag. We geven je een paar handige tips over het schrijven van zo’n plan.

Zo begin je

Begin je plan met een doel. Wat wil je bereiken? Het op orde brengen van vastgoeddata is geen doel op zich. Je doet dat met een reden, bijvoorbeeld het ondersteunen van de werkprocessen in de organisatie. Als de juiste vastgoeddata voor handen zijn kunnen deze processen efficiënter worden uitgevoerd. Denk dus goed na over welke vastgoeddata je op orde gaat brengen en welke processen je hiermee ondersteunt. Zo voorkom je dat het een enorme berg wordt waar iedereen tegenop kijkt en pak je écht de vastgoeddata op die voor jouw organisatie van belang zijn. Je hebt dan meteen de basis voor je Gap-analyse, oftewel hoe sta je er nu voor en waar wil je naartoe. Hoofdstukken waar je aan kunt denken voor je plan zijn:

  • Beschrijf de aanleiding (Waarom wil je hiermee aan de slag?)
  • Analyseer het probleem (Maak inzichtelijk waar de organisatie nu last van heeft.)
  • Stel een doel (Wat wil je bereiken?)
  • Beschrijf een afbakening. (Niet alles hoeft in één keer, knip je doel op in kleinere subdoelen. Hierbij kun je denken aan vastgoeddata voor één bedrijfsproces, of nog iets kleiner: één dataveld perfect op orde krijgen.)

Om je te helpen bij het beschrijven van een afbakening kun je gebruik maken van het e-book vastgoeddata op orde: ‘meer dan een inhaalrace’. Hierin staat beschreven welke vastgoeddata in de praktijk écht van belang zijn. Het is uitermate geschikt om een selectie te maken van datavelden waar je mee gaat beginnen. Het e-book kun je hier downloaden.

Waar komen de data vandaan?

Er zijn verschillende manieren om data op orde te krijgen. Het verschilt ook per dataveld. Voor sommige datavelden is de inhoud in de organisatie aanwezig, maar nog niet voor iedereen toegankelijk. Voor deze data is het dus belangrijk om die zelf te verzamelen en er voor te zorgen dat iedereen daarbij kan. Andere data ontbreken of zijn verouderd. In dat geval kan het nodig zijn om daadwerkelijk naar de woning te gaan om data op te nemen. Als dat het geval is, combineer dat dan slim met lopende trajecten waarvoor ook de woning moet worden bezocht, zoals nieuwe opnames voor de Energie-Indexen. Houd in je plan rekening met de volgende hoofdstukken:

  • Beschrijf de plaatsen waar vastgoeddata zijn opgeslagen (Denk aan losse Excel-lijstjes, bestaande applicaties, het archief, externe opnames, etc.)
  • Welke stappen ga je zetten om de vastgoeddata op orde te krijgen? (Maak een to-do list.)
  • Combineer slim (Zijn er lopende projecten waarbij je kunt aanhaken?)

BIM

Als je vastgoeddata op orde gaat brengen kom je in aanraking met BIM, dat is bijna onvermijdelijk. Besteedt daar in je plan dan ook zeker een hoofdstuk aan, of je er nu mee aan de slag gaat of niet. Het is belangrijk om het een plek te geven en je overwegingen hierbij op papier te zetten. Als je als corporatie hoeveelheden, oppervlaktes of bijvoorbeeld tekeningen op orde gaat brengen, kan BIM een prima toekomstbestendig uitgangspunt vormen. Neem voor het onderdeel BIM de volgende hoofdstukken op in je plan:

  • BIM voor beheer (Licht kort toe wat je bedoelt met BIM, zodat het voor iedereen duidelijk is.)
  • De toegevoegde waarde van BIM (Beschrijf wat de organisatie uit BIM haalt en hoe het ingezet wordt. Denk aan oppervlaktes, hoeveelheden en tekeningen. Maar ook aan visualisatie mogelijkheden.)
  • Het woningbezit in 3D (Laat je het hele bezit in BIM zetten of doe je dat stapsgewijs? En wat is daarbij het detailniveau van de modellen?)
  • Aanpassingen in de BIM-modellen (Wie wordt er verantwoordelijk voor het beheer van de 3D-modellen? Laat je aanpassingen doen door een externe partij of doe je dat als organisatie zelf?)

Aan de slag

Vastgoeddata op orde brengen doe je niet alleen. Houd er in je plan rekening mee dat je tijd nodig hebt van je collega’s. Daarnaast is het belangrijk dat iedereen straks de juist vastgoeddata weet te vinden en kan gebruiken. Beschrijf daarom ook hoe je ervoor zorgt dat de organisatie gebruik maakt van de verbeterde vastgoeddata en hoe die up-to-date blijft. Neem deze hoofdstukken mee in je plan:

  • Gebruik door de organisatie (Beschrijf hoe je ervoor zorgt dat iedereen de verbeterde vastgoeddata gaat gebruiken)
  • Tijdsbesteding (Hoeveel tijd ga je er zelf aan besteden en hoeveel tijd heb je nodig van collega’s of externen)
  • Beheerfase (Wie is verantwoordelijk voor welke data(categorie) en hoe verloopt het beheerproces van de data)
  • Kosten (Maak een begroting van de kosten die je verwacht)

Om je te helpen bij het schetsen van een kostenplaatje hebben we een generieke businesscase gemaakt die je aan de hand van jouw corporatiekenmerken en wensen kunt invullen. Zo heb je snel een overzicht van de kosten van software en BIM. Je kunt de businesscase hier aanvragen.

Meer informatie

Vastgoeddata op orde brengen is een dynamische ontdekkingstocht die iedere corporatie zelf met haar organisatie moet meemaken. Het opstellen van een plan helpt hierbij en geeft handvatten. Wil je ook aan de slag met het op orde brengen van vastgoeddata of wil je meer informatie over? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.

 

Gerelateerde artikelen

21 juli 2020
Oververhitting: TOjuli eis verhoogd naar 1,20

De afgelopen jaren komen hitteproblemen in woningen steeds vaker in het nieuws. Deels komt dat door de steeds hetere zomers. Een andere oorzaak is...

10 juli 2020
Wat is het effect van de nieuwe labelklassen op jouw voorraad?

Onlangs zijn de nieuwe labelklassen die bij de NTA 8800 horen voor internetconsultatie gepubliceerd. Er is gekozen voor een variant waarbij zo min mogelijk...

01 juli 2020
De geattesteerde software voor de NTA 8800 is beschikbaar

De officieel geattesteerde standalone software voor de NTA 8800 kun je downloaden! Vanaf  nu kun je software officieel gebruiken om berekeningen volgens de NTA...