Vastgoeddata op orde, waar te beginnen? De opzichter

opzichter

Deel 2: het verhaal van de opzichters niet-planmatig onderhoud

Delft, 29 juni 2017 – Vastgoeddata op orde brengen en houden is een actueel onderwerp bij woningcorporaties. Dat jij en je collega’s continu een beroep doen op data over het vastgoed bij het uitoefenen van je dagelijkse werkzaamheden is vast net zo herkenbaar. Maar welke vastgoeddata kun je het beste centraal ontsluiten? Om dit inzichtelijk te krijgen hebben wij gesprekken gevoerd met medewerkers van verschillende woningcorporaties die zich bezighouden met het verhuren en onderhouden van woningen. Vorige maand vertelden we verhaal van de verhuurmedewerker, deze maand staat de opzichter niet-planmatig onderhoud centraal. Wat zijn volgens de opzichters hun grootste uitdagingen in de praktijk en welke vastgoeddata hebben zij nodig om hun werk efficiënt te kunnen doen?

Uitdagingen opzichter niet-planmatig onderhoud

De opzichter is een belangrijk visitekaartje van de corporatie. Reparatieverzoeken van de huurders creëren namelijk één van de weinige directe contactmomenten met de huurders. De opzichters zijn vaak vakkundige professionals met passie voor het vastgoed en de moderne installatietechniek. De opzichter is van oudsher met zijn indenkend vermogen en oplossingsgerichte houding een goede gesprekspartner en betrouwbare vertegenwoordiger van de corporatie voor de huurders.

Maar door de druk van de veranderende sector wordt zijn rol verscherpt. Hij moet steeds waakzamer zijn op het gebied van efficiëntie (kortere doorlooptijden), kwaliteit (veiligheid en prestaties) én geld (kostenreductie en financiële kaders). Steeds meer corporaties voeren een klantgericht beleid. Wat mag de klant, de huurder, dan van de corporatie verwachten wanneer er een reparatieverzoek wordt ingediend? De klant wil dat zijn verzoek serieus wordt genomen, er direct naar wordt gehandeld, en dat er helder over de oplossing en voortgang wordt gecommuniceerd. Dit is goed te begrijpen, maar lukt het de opzichter helaas niet altijd om aan deze klantverwachting te voldoen. De werkdruk is hoog, en de beschikbare tijd versus de hoeveelheid werk is vaak niet in balans. Er zijn veel huurdersverzoeken die opgepakt en afgehandeld dienen te worden, leegkomende woningen moeten zo snel mogelijk weer op het gewenste kwaliteitsniveau worden gebracht en worden verhuurd en er moet steeds meer data worden opgenomen en gecontroleerd (voor bijvoorbeeld WWS en EPA). Corporaties erkennen dit verschijnsel en zoeken hiervoor innovatieve oplossingen. Denk aan Resultaat Gericht Samenwerken voor (onderdelen van) het onderhoud en digitalisering van mutatieonderhoud en het afhandelen van reparatieverzoeken. Dit kan leiden tot een gestroomlijnd proces en lagere directe kosten.

Een andere, niet zo wenselijke maar wel veelvoorkomende oorzaak van de scheve verhouding tussen de beschikbare tijd en de hoeveelheid werk is een gebrek aan de benodigde vastgoeddata. De opzichter moet in het archief duiken en moet soms tientallen documenten doornemen tot hij het juiste heeft gevonden. Of hij heeft geen toegang tot een bestand dat een collega beheert die momenteel niet bereikbaar is. Of de benodigde informatie is überhaupt niet in het systeem te vinden, omdat er geen eenheidsnummer aangekoppeld is. Soms twijfelt de opzichter aan de betrouwbaarheid vanwege een onbekende bron en registratiedatum of heeft hij überhaupt geen idee waar te beginnen met het zoeken. Door uitvoerende diensten gedeeltelijk of geheel uit te besteden, leek het even alsof de verantwoordelijkheid van datavastlegging en data-actualisatie naar externe partijen verschoven werd. Maar als hier niet goed over de structuur wordt nagedacht, wordt een rijkdom aan data bij externen opgebouwd, waardoor het eigenaarschap van de corporatie over de data dan in het geding kan komen. Of werkzaamheden nu door een eigen dienst of door externe partijen worden uitgevoerd, de opzichters willen zonder externen te moeten contacten over de informatie over hun eigen vastgoed beschikken.

Informatiebehoefte vastgoeddata opzichter

Over welke concrete informatie over het vastgoed gaat het dan? Wij hebben aan de opzichters niet-planmatig onderhoud van verschillende woningcorporaties gevraagd en op basis van hun bevindingen hebben wij een aanbeveling gemaakt. Deze is te lezen in het derde hoofdstuk van ons E-book “Vastgoeddata op orde, meer dan een inhaalrace”.

Download het e-book

Gerelateerde artikelen

17 juni 2021
Hoe zorg je ervoor dat de gesimuleerde plafondkoeling in de praktijk naar behoren werkt?

Met de TOjuli is er meer aandacht voor oververhitting van gebouwen gekomen. Om het binnenklimaat van een gebouw comfortabel te houden, kan je plafondkoeling...

17 juni 2021
Regelen op ATG grafiek

Voor een project kunnen verschillende eisen van toepassing zijn voor het comfort. Een van de meest recente methodieken is de ATG (Adaptieve Temperatuur Grenswaarden)...

17 juni 2021
Importeer eenvoudig de geometrie in Vabi EPA

Met de EPA export kun je heel eenvoudig de geometrie vanuit Vabi Elements naar Vabi EPA exporteren. Alle bouwkundige gegevens worden nu al nauwkeurig...