Vastgoeddata op orde, waar te beginnen? De medewerker bedrijfsbureau

medewerker bedrijfsbureau

Deel 3: het verhaal van medewerker bedrijfsbureau

Delft, 27 juli 2017 – De zomervakantie staat voor de boeg, geleidelijk gaan collega’s op vakantie, het is ineens een stuk rustiger op kantoor. Het duurt nog even voordat het voor jou zo ver is, ‘een mooi moment om dat ene project weer op te pakken dat vanwege de dagelijkse drukte te lang stil heeft gelegen’. Met deze gedachte in je hoofd loop je naar de afdeling Bedrijfsbureau. Je bent op zoek naar de ene collega die precies weet hoe je aan het laatste stuk benodigde informatie kunt komen. Maar daar tref je een leeg bureau aan, ook hij is een van de vakantiegangers…

medewerker bedrijfsbureau

Dit artikel is een onderdeel van de reeks artikelen die wij publiceren vanuit het perspectief van corporatiemedewerkers. In de voorgaande reeks zijn de verhalen van de verhuurmedewerker en de opzichters aan bod geweest, deze maand staat de medewerker bedrijfsbureau centraal. Elke corporatie heeft wel een medewerker bedrijfsbureau (of iemand met een vergelijkbare functietitel) die de organisatie, het bezit en de informatiestructuur zo goed kent dat hij/zij altijd in staat is om je van de benodigde informatie te voorzien. Wat is volgens hem/haar de grootste uitdagingen in de praktijk en welke vastgoeddata vinden zij dat goed geborgd moet zijn voor een efficiënte bedrijfsvoering?

Uitdagingen van de medewerker bedrijfsbureau

Werken met vastgoed is dynamisch. Een gebouw verandert tijdens de exploitatiefase. Verouderde bouwkundige en installatietechnische elementen worden hersteld of vervangen en ruimten worden anders ingedeeld. Ook de eigenaren en de bijbehorende onderhoudsverantwoordelijkheden kunnen wijzigen in de tijd. Een corporatie heeft altijd actueel inzicht nodig in de ontwikkeling van het vastgoed om effectieve beslissingen te kunnen nemen. Goed beheer van vastgoedinformatie is van essentieel belang om dat inzicht te krijgen.

Een onmisbare bijdrage hierbij wordt door de medewerker bedrijfsbureau geleverd. De medewerker bedrijfsbureau fungeert als spin in het web binnen een corporatie en weet als geen ander de verschillende afdelingen in de breedte met elkaar te verbinden door de informatie die hij over het vastgoed beheert.

Als beheerder van de woningcartotheek is de medewerker bedrijfsbureau vaak goed op de hoogte van de informatiebehoefte van verschillende afdelingen. Hierdoor is hij in staat om verbanden te leggen tussen de verschillende vastgoeddata. Hoe meer informatie er wordt bijhouden, hoe hoger de noodzaak om meer data in de cartotheek actueel te houden. Hierdoor neemt ook de werkdruk vanzelfsprekend toe. Een deel van de data is door de medewerker bedrijfsbureau zelf te actualiseren, bijvoorbeeld de WWS punten bij oplevering nieuwbouw. Een ander deel van de data is echter alleen te realiseren met input van externe partijen. Een veelvoorkomend voorbeeld is een ketellijst die periodiek door de externe ketelpartner wordt aangeleverd, of een asbestinventarisatierapport van een gecertificeerd asbestbedrijf. De door externen aangeleverde vastgoedinformatie wordt vrijwel nooit direct verwerkt. De vertraging loopt echter op als alle aandacht van de medewerker bedrijfsbureau tijdelijk naar een ‘speciaal project’ gaat, zoals het herindelen van complexen naar aanleiding van de DAEB/Niet-DAEB splitsing. Dit levert onwenselijke situaties op! Beslissingen worden gebaseerd op verouderde informatie, collega’s en externe partijen raken verward omdat ze in de praktijk iets anders tegenkomen en trekken dan de betrouwbaarheid van de data in de cartotheek in twijfel. Is het in deze tijd, waarin steeds meer diensten worden uitbesteed, niet veel logischer en efficiënter dat de dataoplevering direct door de verantwoordelijke partijen in het systeem van de corporatie wordt bijgewerkt?

De medewerkers bedrijfsbureau geven aan dat er één ding is dat de “data samenwerking” in ieder geval niet zal bevorderen: het gebrekkige inzicht in de contracten. Met welke partijen zijn er contracten afgesloten? Voor welke periode? En welke prestaties zijn er in de contracten afgesproken? Een goede contractregistratie die voor iedereen in de organisatie toegankelijk is, vinden de medewerkers bedrijfsbureau die wij spraken een belangrijke stap om een efficiënte bedrijfsvoering te realiseren. En daarbij dubbele kosten te voorkomen (bijvoorbeeld het verhelpen van storingen en all-in contractonderhoud door twee verschillende partijen).

Informatiebehoefte vastgoeddata medewerker bedrijfsbureau

Over welke concrete informatie over het vastgoed gaat het dan? Wij hebben het aan de medewerkers bedrijfsbureau van verschillende woningcorporaties gevraagd en op basis van hun bevindingen een aanbeveling gemaakt. Deze is te lezen in het derde hoofdstuk van ons E-book “Vastgoeddata op orde, meer dan een inhaalrace”.

Download het e-book

Gerelateerde artikelen

30 april 2021
Standaardwaarden voor woningisolatie: het nieuwe sturingsmiddel

Op 18 maart jl. heeft Demissionair Minister Ollongren een nieuw sturingsmiddel voor verduurzaming van woningen geïntroduceerd: de Standaardwaarden. Dit is één van de afspraken...

29 april 2021
Snel je NTA 8800 labels digitaal opnemen met Movin U

Wil jij je NTA 8800 labels digitaal opnemen? Met de oplossing van onze partner Movin’U Neem je alle benodigde gegevens met een handige app digitaal op locatie...

20 april 2021
Circulatieleiding tekenen: verder uitgelegd

In het nieuwsartikel ‘Waar kan ik op letten bij het tekenen van een circulatieleiding?’ werd in het kort uitgelegd hoe circulatie van tapwater aangesloten...