Vastgoeddata op orde, waar te beginnen? De projectleider

Deel 5: het verhaal van de projectleider

Delft, 28 september 2017 – Met een brede glimlach kom je het kantoor binnen; het renovatieproject waar jij en je team tijdenlang aan hebben gewerkt is op weg om het beste project van het jaar te worden. En dat helemaal volgens de planning! Net als bij elk ander project is er veel geïnvesteerd in de voorbereiding. Wat zeker hielp deze keer was dat de informatie over het complex goed op één plek te vinden was. Daarnaast had die inmiddels gepensioneerde collega, die ruim 30 jaar in dat complex had rondgelopen, je nog eens goed bijgepraat en waardevolle inzichten gegeven. Het blijkt dat een goede voorbereiding écht het halve werk is. Er waren weinig onverwachte ontwikkelingen en het project werd in een goed tempo uitgevoerd.  De goede informatievoorziening zorgde ervoor dat de mogelijke projectrisico’s en bijzonderheden aan de voorkant al in kaart gebracht waren en het team van interne en externe betrokkenen ging goed voorbereid elke fase in. Met een trots gevoel blik je terug op het verloop van het project. ‘Ging het maar zo met elk project’ denk je…

Dit artikel is een onderdeel van de reeks artikelen die wij publiceren die vanuit het perspectief van de corporatiemedewerkers vertelt aan welke vastgoeddata zij waarde hechten bij het verhuren, het beheren en het ontwikkelen van woningen. In de voorgaande reeks zijn de verhalen van de verhuurmedewerker, de opzichter, de medewerker bedrijfsbureau en de medewerker planmatig onderhoud aan bod geweest. Deze maand staat de projectleider centraal.

Uitdagingen van de projectleider

Een projectleider anno 2017 heeft veel talenten nodig! Een projectleider is een adviseur die actuele kennis over de laatste ontwikkelingen en trends gebruikt en een advies uitbrengt over de beste projectaanpak aan het managementteam. Een communicatie-expert die op alle niveaus duidelijk weet te communiceren; met de gemeente, de eigen organisatie, huurders en de samenwerkende partners. Een echte procesmanager die bij elk project de meest geschikte organisatievorm optuigt, mensen met de juiste expertise erbij betrekt en het gehele proces weet te stroomlijnen. De projectleider is een bouwkundig goeroe die alle technische aspecten van het bouwtraject kent en de mogelijke risico’s van de bouw weet te voorkomen, en een onderhandelaar die de belangen van de stakeholders vertegenwoordigt en de beste deals weet te sluiten met de leveranciers. Het is een kostenspecialist die kennis heeft van een realistische en goed onderbouwde begroting en deze ook weet te bewaken. Een projectleider is als spin in het web onmisbaar om een project tot een succesvol einde te brengen. Hoe complexer het project, hoe meer het succes van het project afhangt van het leiderschap van de projectleider.

De projectleider kent zijn verantwoordelijkheden, bevoegdheden en aansprakelijkheden bij een project. Dat maakt zijn werk op een aangename manier uitdagend. Maar dat werk kent ook minder aangename ‘uitdagingen’, namelijk onvoorziene hobbels tijdens het project, die mogelijk tot vertraging in de planning of compromis in de eindresultaten en uit budget lopende meerkosten kunnen leiden. In de praktijk kunnen zaken anders verlopen dan gepland. Het is dus niet meer dan logisch dat onvoorziene hobbels niet volledig te voorkomen zijn, zoals onverwachte reparaties ter herstel van de verrichte schade tijdens de bouw. Een deel van de risico’s is volgens een aantal projectleiders met een zorgvuldige voorbereiding echter wel te voorkomen. Het verzamelen van informatie voor een project is pas het begin van het avontuur en dat kan soms behoorlijk wat tijd in beslag nemen. In de praktijk is de benodigde informatie vrijwel nooit op één plek beschikbaar. Slechts een deel van de informatie is centraal op te vragen, regelmatig vraagt de projectleider de aanvullende informatie dan ook bij de beherende afdelingen/personen op. Daarnaast bestaat het risico dat de verzamelde informatie achteraf toch niet volledig of actueel blijkt te zijn, omdat men niet op hoogte is van de reeds verworven kennis binnen de organisatie of dat de actualisatieslag simpelweg nog niet doorgevoerd was. Belangrijk inzicht wordt op deze manier ongewenst buiten beschouwing gelaten bij de projectvoorbereiding en onjuiste beslissingen worden genomen op basis van verouderde data. Dit veroorzaakt ongewenste onvoorziene risico’s later in de uitvoering die te voorkomen zijn. Een zorgvuldige voorbereiding is bepalend voor de projectvorming en het verdere verloop, de stap van informatieverzameling kan wat de projectleiders betreft efficiënter georganiseerd worden.

Informatiebehoefte vastgoeddata projectleider

Over welke concrete informatie over het vastgoed gaat het dan? Wij hebben aan de projectleiders van verschillende woningcorporaties gevraagd en op basis van hun bevindingen hebben wij een aanbeveling gemaakt. Deze is te lezen in het zesde hoofdstuk van ons E-book “Vastgoeddata op orde, meer dan een inhaalrace”.

Download het e-book