Datakwaliteit gestructureerd aanpakken met JuVoTA

Delft, 31 mei 2017 – Als je bezig bent met datakwaliteit heb je er vast al een keer van gehoord: JuVoTA. Het is een term die vaak door accountants wordt gebruikt om de kwaliteit van gegevens te toetsen en staat voor Juistheid, Volledigheid, Tijdigheid en Autorisatie. Met aanscherpende wet- en regelgeving rondom het gebruik van data en beveiliging is het niet zo’n gek idee om als corporatie eens door deze accountancybril naar datakwaliteit te kijken. We lichten hieronder toe hoe je dat doet.

Juistheid

Bij de controles op juistheid kijk je of bepaalde waarden logisch zijn ingevuld. Dat kan op een aantal verschillende manieren. Staan er bijvoorbeeld negatieve waarden in een dataveld dat gaat over bouwjaren, dan moet er een belletje gaan rinkelen. Je kunt nog een stapje verder gaan door aan te geven dat een dataveld moet voldoen aan bepaalde bandbreedtes. Om bij het voorbeeld van bouwjaren te blijven, is het onwaarschijnlijk dat een bestaand object een bouwjaar heeft van 2018 of later.

Ook controles tussen verschillende databronnen onderling kan uitsluitsel geven over de betrouwbaarheid. Het is goed om te controleren in hoeverre deze gegevens met elkaar overeenkomen. Zijn er verschillen? Bepaal dan welke databron de juiste informatie bevat.

Volledigheid

De controle op volledigheid vergt weinig uitleg. Je kijkt hier naar welke datavelden je nodig hebt in je werkprocessen. Oftewel heb je het complete plaatje in beeld? Wij vinden dat je hier nog een stapje verder in kunt gaan door te controleren of er per type dataveld ook daadwerkelijk gegevens staan ingevoerd. Het is hierbij wel belangrijk om een actuele lijst met vhe’s te hanteren, dan zie je direct waar data ontbreken.

Tijdigheid

Het kan zo zijn dat je wel over data bezit, maar dat deze niet zijn bijgewerkt naar de actuele stand. Bij een volledigheidscheck zal dit niet naar boven komen. Er is immers wel data ingevuld. Bij de controle op tijdigheid controleer je de data op ouderdom en actualiteit. Wanneer zijn de data voor het laatst bijgewerkt en voldoet de informatie die er staat ook nog? Een goed voorbeeld hierbij is het updaten van de huren van alle woningen. Zijn de gegevens in dit veld meer dan een jaar oud? Dan verdient dat je aandacht.

Autorisatie

Bij autorisatie gaat het er om dat niet zomaar iedereen data mag inzien of wijzigen. Bedenk dus goed hoe je omgaat met het delen van data met derden (zoals ketenpartners) en wie je verantwoordelijk maakt voor het bijhouden van bepaalde data. Zo is de bron altijd traceerbaar en weet je waar de gegevens vandaan komen. In de praktijk kan dit een behoorlijke organisatorische inspanning van de corporatie betekenen. Door het inzetten van een slimme rollen – en rechtenstructuur kun je dit aan de voorkant afvangen. Zo krijgen personen die vergelijkbaar werk verrichten allemaal dezelfde informatie te zien en niet onbelangrijk géén informatie te zien die niet voor hen bedoeld is.

JuVoTA in de praktijk

Door JuVoTA te gebruiken heb je gestructureerde handvatten om aan de slag te gaan met datakwaliteit. Je creëert voor jezelf een nulmeting van waaruit je gericht verbeteracties kunt uitzetten. Met Vabi Vastgoeddata breng je niet alleen al je vastgoeddata op één plek bij elkaar, maar kun je straks zelf ook op basis van de JuVoTA-methodiek automatische datachecks uitvoeren. Wil je daar ook mee aan de slag of wil je meer informatie ontvangen? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder.