15 tips bij het op orde brengen van vastgoeddata in jouw organisatie

Delft, 29 november 2018 – Vastgoeddata op orde brengen, een datagedreven organisatie worden. Het is een trend die niet meer weg te denken is in de wereld van nu. Er wordt veel over verteld en geschreven. Want wie is er niet mee bezig of gaat er niet mee beginnen?  Onlangs bezochten we een congres met als thema: “data moet je delen”. Hieronder delen we de tips die wij daar kregen over het op orde brengen en houden van data.

1. Start altijd met het doel van het op orde brengen van vastgoeddata.

Is het doel analyses te maken? Of om betere informatie te verstrekken? Kijk goed naar het waarom. Vanuit daar kun je dan starten met je plan van aanpak. Lees hier meer over het maken van een plan.

2. Bekijk goed welke vastgoeddata je als corporatie kunt delen, maar begin intern.

De eerste stap in het op orde brengen van data is het zorgen dat iedereen in de organisatie met dezelfde data werkt. Hiermee zorg je voor foutenreductie, efficiëntie en kostenbesparing. Heb je deze stap gemaakt? Ga dan verder met het delen van je data met externe partijen.

3. Verzamel alleen de vastgoeddata die echt relevant zijn.

Bepaal eerst goed wie je afnemers zijn. Welke collega’s hebben welke vastgoeddata nodig? Wij hebben hier een mooi overzicht van gemaakt. Dit kan je helpen met bepalen welke data voor wie belangrijk zijn. Bekijk hier het e-book.

4. Besteed in eerste instantie aandacht aan de vastgoeddata die je al hebt en ga daarna meer data verzamelen.

Bekijk goed wat je al hebt en wat je met deze data kunt. Merk je dat je veel mist of dat de data die je hebt niet betrouwbaar zijn? Dan kun je deze gaan verzamelen.

5. Bedenk goed wie je kan helpen met het op orde brengen van de vastgoeddata.

Wie kunnen je helpen met het op orde brengen van vastgoeddata? Je kunt hier externe partijen voor inschakelen, zoals inspectiebureaus, of je kunt BIM-tekeningen laten maken. Maar wat weten je collega’s en je ketenpartners? Kun je je huurders wellicht vragen om bepaalde informatie aan je te verstrekken?

6. Zorg dat iedereen in de organisatie bewust is van het belang van kwalitatief goede data.

Pas als iedereen zich bewust is van het belang van kwalitatief goede data, kun je het data op orde brengen en houden uitrollen in de organisatie. Zorg daarom ook voor een ambassadeur in het bestuur of de raad van commissarissen. Zij kunnen je helpen met draagvlak en bewustwording binnen de organisatie.

7. Stel een of meerdere personen aan die verantwoordelijk zijn voor de vastgoeddata.

Zorg dat er iemand bewust verantwoordelijk is voor het op orde brengen en houden van vastgoeddata. Zo zorg je er voor dat er een centrale plek in de organisatie is waar vastgoeddata worden gedeeld, geef je het een goede plek in de processen en borg je de datakwaliteit.

8. Hou de vastgoeddata bij de bron en gebruik geen gekopieerde vastgoeddata.

Zorg dat je vastgoeddata bij de bron worden bijgewerkt. Zo voorkom je dat data in verschillende systemen wordt bijgewerkt en zorg je voor goede datakwaliteit.

9. Zorg dat je je vastgoeddata conform eenduidige definities registreert.

Alleen als iedereen op de hoogte is van de juiste definitie van de te registreren of geregistreerde vastgoeddata, kan men hieraan meewerken en zal men gebruik maken van de vastgoeddata voor inzicht en overzicht.

10. Hou de vastgoeddata actueel bij de bron en maak dit inzichtelijk naar de rest van de organisatie.

Zorg dat je vastgoeddata bij de bron worden bijgewerkt. Iedereen in de organisatie moet zich beseffen dat er maar een waarheid is over het vastgoed. Ook als een bewerking van de vastgoeddata onvermijdelijk is, moet men zich realiseren dat de bron te allen tijde het startpunt is. Vabi Vastgoeddata is zo’n omgeving om vastgoeddata te ontsluiten.

11. Maak goede afspraken met ketenpartners.

Ketenpartners kunnen waardevolle en actuele data leveren. Maak hier echter wel goede afspraken over. Wat kunnen en mogen ze bewerken? Wanneer en op welke manier leveren ze hun informatie aan? Zo zorg je ervoor dat de data actueel en betrouwbaar blijft.

12. Ga je Bimmen? Bekijk dan goed wat je van een BIM-model wilt weten.

Ook BIM wordt steeds vaker ingezet om data op orde te brengen. Speelt deze wens ook bij jullie in de organisatie? Bepaal dan eerst weer het doel van BIM en welke informatie je eruit wilt halen. Stel je de vraag namelijk niet op voorhand aan de partij die het model voor je tekent, dan is de kans groot dat je het antwoord niet zult krijgen.

13. Maak je BIM-model niet te ingewikkeld.

Een BIM-model voor nieuwbouw is enorm uitgebreid. Maar de beheersbaarheid en deelbaarheid is lastig. Vaak heb je al genoeg aan informatie op ruimteniveau en kun je BIM-modellen al tegen veel lagere kosten aanschaffen. Bekijk hier bijvoorbeeld eens naar BIM made easy.

14. Maak eerst een plan over welke vastgoeddata je wilt hebben, en ga dan nadenken over hoe je het kunt visualiseren.

Ga altijd eerst na welke vastgoeddata je wilt, en met welk doel. De volgende stap is het visualiseren van de vastgoeddata. Wil je dit met een BIM-model? Of wellicht een grafiek of tabel? Of alleen een GIS-kaart? De mogelijkheden zijn legio!

15. Kijk naar andere partijen en andere branches. Hoe zijn zij begonnen en hoe pakken ze het aan?

Er zijn al veel corporaties bezig met het op orde brengen van vastgoeddata. De ene corporatie is al verder dan de ander. Hun doel en plan van aanpak is wellicht net wat anders, maar je kunt veel leren van je branchegenoten. Bekijk hoe onze klanten zich inzetten om hun data op orde te brengen.

Meer informatie

Wil je ook aan de slag met het op orde brengen van vastgoeddata of wil je meer informatie over? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.